Report (အစီရင်ခံစာ) ဆိုတာ လုပ်ငန်းခွင်တိုင်းမှာကျင်လည်နေသူတော်တော်များများသိသင့်ပါတယ်။ ကိုယ့်အထက်လူကြီးကို စကားနဲ့တင်ပြတာထက် စာတစ်တန်ပေတစ်တန်လေးနဲ့ အီးမေးလ်ပို့တင်ပြ တဲ့ အလေ့အထဟာ နည်းပညာခေတ်ထဲမှာနေ့စဉ်လုပ်ဆောင်နေရတဲ့အလုပ်ဖြစ်ပါတယ်။ ဆိုတော့ အစီရင် ခံစာရေးတဲ့အခါ မရှိမဖြစ်လိုအပ်တဲ့အကြောင်းအရာတွေကို စုစည်းဖော်ပြလိုက်ပါတယ်။ ဖော်ပြထားတဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို အစဉ်လိုက်ချရေးထည့်သွင်းမယ်ဆိုရင် သင့်အစီရင်ခံစာဟာ အရမ်းမိုက်တဲ့ နာမည်ကောင်းရတဲ့ Report ဖြစ်သွားပြီလို့ ယူဆနိုင်ပါတယ်။
(၁) မိတ်ဆက်စကား နဲ့ စတင်ဖွင့်ရအောင်
သင့်ရဲ့အစီရင်ခံစာဟာ ဘယ်လိုအကြောင်းအရာလဲ ဘာတွေပါဝင်မလဲ ဒါကို အထက်လူကြီးကဖတ် ခြင်းအားဖြင့် ဘယ်လိုအကျိုးရလာဒ်တွေရနိုင်မလဲဆိုတဲ့ အရာအကျဉ်းချုပ်ကို မိတ်ဆက် Introduction မှာထည့်သွင်းရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ့် Report ကို Introduction နဲ့အရင်ဆုံးဆွဲဆောင်နိုင်မှ နောက်ထပ် အကြောင်းအရာတွေကိုဆက်ပြီးဖတ်ချင်စိတ်ဖြစ်ပေါ်လာမှာဖြစ်ပါတယ်။ အဓိကတော့ Report ရဲ့ ရည် ရွယ်ချက်ကို မပါမဖြစ်ထည့်သွင်းရမှာဖြစ်ပါတယ်။
(၂) နောက်ခံအကြောင်းအရာ (Background)
အစီရင်ခံစာရဲ့ရည်ရွယ်ချက်ကိုဖော်ပြပြီးတဲ့နောက်မှာတော့ နောက်ခံအကြောင်းအရာကို နံပါတ် (၂) အချက်အနေနဲ့ထည့်သွင်းရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အရင်တုန်းကဘာဖြစ်ခဲ့သလဲ အဲဒီလိုဖြစ်လို့ ဒီ Report ကို ရေးရတာဖြစ်တယ်။ ဒီ Report မှာတော့ ဒါနဲ့မတူတဲ့အကြောင်းအရာတွေပါဝင်မှာဖြစ်တယ်ဆိုတာကို ဖတ်တဲ့သူသိအောင် နောက်ခံအကြောင်းအရာတွေကအဓိကပံ့ပိုးပေးမှာဖြစ်ပါတယ်။
(၃) Findings
အစီရင်ခံစာရဲ့အဓိကအကြောင်းအရာတွေပဲဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ့်လုပ်ထားတဲ့အကြောင်းအရာတွေက ဘာလဲ၊ လက်ရှိအခြေအနေနဲ့ အရင်တုန်းကအခြေအနေကွာခြားချက်၊ တိုးတက်လာမှုတွေ စတဲ့ အ ကြောင်းအရာအားလုံးကို Findings မှာ အစဉ်လိုက်ချပြီးထည့်သွင်းရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။ အဓိကကတော့ ကိုယ့် report ဟာ ကျစ်ကျစ်လျစ်လျစ် ထိထိမိမိဖြစ်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
Report တစ်စောင်ရဲ့အသက်ဖြစ်တဲ့ ကိုယ့်ရဲ့အစီရင်ခံမှု Findings ကိုတတိယမြောက်နေရာမှာထည့် သွင်းရေးသားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ့်ရှာဖွေတွေ့ရှိထားချက်၊ အရင်တုန်းကဖြစ်ခဲ့လုပ်ခဲ့တဲ့အကြောင်း အရာတွေနဲ့လက်ရှိအချက်အလက်တွေကြားက ကွာဟမှု အစရှိတာတွေကို Findings မှာထည့်သွင်း ရေးသားရမှာဖြစ်ပါတယ်။
(၄) နိဂုံးချုပ်ပါ
အစီရင်ခံစာတစ်စောင်လုံးရဲ့ အနှစ်ချုပ်ကို Conclusion မှာရေး သားဖော်ပြရမှာဖြစ်ပါတယ်။ လိုအပ်ရင် Bullet points လို့ခေါ်တဲ့အဓိကအချက်တွေကို ဒီနေရာမှာ ရေး သားအစီရင်ခံရမှာပါ။ တစ်ချို့လူတွေ က စာဖတ်ရင် စာအုပ်ရဲ့နိဂုံးကိုအရင်ကြည့်ကြပါတယ်။ သတင်းစာကိုလည်းအနောက်ကနေလှန်ဖတ် တဲ့သူတွေရှိပါတယ်။ Report ကို အနောက်ကနေဖတ်တဲ့သူတွေလည်းရှိနိုင်တာမို့ ကိုယ့်နိဂုံးဟာ အား လုံးရဲ့အနှစ်ချုပ် အားလုံးရဲ့အသက်ဖြစ်အောင် ကျစ်လျစ်နေဖို့လိုပါတယ်။
(၅) Recommendations
နိဂုံးချုပ်ပြီးတာနဲ့ အစီရင်ခံစာပြီးပြီလို့မဆိုလိုနိုင်ပါဘူး။ Recommendation ကလည်းအဓိကကျ တဲ့အကြောင်းအရာတစ် ခုဖြစ်တယ်လို့ဆိုပါတယ်။ ကိုယ်ရေးခဲ့တဲ့အထဲမှာ ဘယ်လိုအကြောင်းအ ရာကြောင့် ဘယ်လိုအကျိုးရ လာဒ်ဖြစ်ပေါ်တယ်ဆိုတာကိုအခြေခံပြီး judgment သို့မဟုတ် decision ပြုလုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အဲဒါ ကို Recommendation မှာထည့်သွင်းရေးသားရမှာဖြစ်ပါတယ်။
ဘယ်လိုအစီရင်ခံစာမျိုးပဲရေးရေး အဲဒီ (၅) ချက်ကိုတော့ မပါမဖြစ်ထည့်သွင်းရေးသားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အင်္ဂလိပ်စာသင်တန်းတစ်ခုရဲ့ အခမဲ့အလုပ်ရုံဆွေးနွေးပွဲတစ်ခုကနေ ရရှိတဲ့မှတ်စုကိုပေါင်းစပ်ရေးသား ထားတာပဲဖြစ်ပါတယ်။ မေတ္တာရိပ်မှာ အေးချမ်းပါစေ။
×××××